Intranet: maîtriser la gestion de contenu

Pour mobiliser les participants, la conduite du changement doit intervenir le plus tôt possible dans la phase de préparation du projet, et s’appuyer sur une définition précise des objectifs éditoriaux.

1. Définir une stratégie éditoriale

Avant de se lancer dans l’aventure, le groupe de projet doit s'assurer qu'une stratégie éditoriale et une charte opérationnelle existent. Car sur le terrain, les différences de périmètre éditorial se transforment toujours en différences de processus et d'équipe. Prenons un exemple: un intranet fait remonter, via 10 directions régionales, des informations limitées à l’activité de l’entreprise. Si en cours de projet, la direction décide que les informations liées à la vie de l’entreprise doivent être ajoutées (grèves, rumeurs, nominations, etc.), il y a fort à parier que les contributeurs et les circuits de validation ne soient plus les mêmes. Dans ce scénario, le groupe de projet risque de ne plus maîtriser les délais et le budget. Plus grave, il s'expose à ne pas choisir la bonne solution.

Repères

En pratique, il faut s’assurer que six "livrables" sont disponibles et validés :

• La ligne éditoriale (objectifs rédactionnels)
• Le rubriquage (détail du contenu de chaque rubrique, fréquence de parution, etc.)
• Les gabarits éditoriaux (taille des articles, découpage, etc.)
• Le guide de rédaction (les sujets des contenus rédactionnels)
• Une évaluation de la charge de travail annuelle ventilée par profils pressentis
• Une taxinomie (axes et règles de catégorisation, etc.)

2. Définir le circuit éditorial

Dans un premier temps, le travail consiste à identifier les contributeurs potentiels, puis à définir les principaux processus de contribution et de publication. Le résultat de cette étape est en général:

• La liste des producteurs de contenu pressentis
• Liste des valideurs pressentis
• La liste des publieurs pressentis
• Une liste complète des rôles
• Une liste complète et un descriptif (logigramme) des processus

Il s’agit ensuite de s’assurer discrètement que les personnes pressenties sont motivées par le projet ou au moins prêtes à "essayer". C’est en général à ce stade que les choses se gâtent, nombre de collaborateurs étant déjà débordés ou simplement peu motivés. La meilleure solution est alors de les décharger pour qu’ils aient du temps à consacrer à l’intranet. Le groupe de projet a donc intérêt à valider en amont avec la direction les moyens qui sont à sa disposition. Soit l’intuition du groupe de travail était bonne et le projet peut continuer, soit il faut repartir de zéro et identifier d’autres participants plus disponibles.

Cette étape permet aussi de préparer la conduite du changement, en évaluant l'écart entre les compétences des contributeurs et celles requises par le projet.

3. Choisir l’outil puis le paramétrer

Le groupe de projet peut maintenant se concentrer sur le choix de la solution technique. Quand il s’agit d’un progiciel, il est impératif d’installer les trois ou quatre solutions retenues et de paramétrer les principaux processus. En effet, ce n’est qu’en testant les outils avec un panel d’utilisateurs en conditions réelles que l’on peut être sûr de son choix. Car toutes les solutions proposent les mêmes fonctionnalités basiques, mais pas de la même manière. Or en matière de gestion de contenu, la qualité de l’interface et la cinématique sont fondamentales, les contributeurs ne devant pas rester bloqués devant une interface incompréhensible.

Quand l’entreprise préfère développer une solution sur mesure en s’appuyant sur un framework spécialisé, il est indispensable de valider la cinématique avec un panel de contributeurs au travers, par exemple, d’une maquette HTML fonctionnelle.

4. Conduire le changement

La conduite du changement est certainement l’étape la plus importante. C’est un processus souvent long car il implique de refaire presque tout le cheminement – de la stratégie éditoriale à la définition de la taxinomie – avec les contributeurs. Ce n’est qu’à ce prix qu’ils intégreront parfaitement les enjeux de chaque rubrique, la composition des gabarits éditoriaux, etc.

La conduite du changement est idéalement menée à deux niveaux. Un panel restreint d’utilisateurs de référence est sollicité dès l’étape de définition du circuit éditorial. Il apporte la vision concrète des utilisateurs et aide à identifier les contributeurs potentiels en tenant compte des contraintes réelles.

Tous les participants (y compris le panel) sont ensuite régulièrement impliqués dans des ateliers qui sont l’occasion de présenter et d’ajuster – ou de finaliser – la stratégie éditoriale. En parallèle, les producteurs de contenu sont formés à l'écriture web. Enfin, tous les contributeurs sont formés à l’outil de gestion de contenu.
Le groupe de projet doit aussi constituer la future équipe qui aura pour rôle de coordonner le travail et d’assurer le rôle d'une rédaction en chef. C’est souvent à cette occasion que des recrutements internes ou externes et des formations "lourdes" sont à prévoir.

Article paru sur www.zdnet.fr, Stéphane Bordage