10 bonnes pratiques pour réduire intelligemment le coût des projets Web

La compression des budgets et la professionnalisation des équipes poussent de nombreux responsables à réduire leur budget Web dans le but de faire mieux avec moins. Revue des bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves, comme chez Nestlé Waters.

1. Investir sur la définition du besoin

"Si je n'avais qu'un conseil à donner, ce serait d'investir du temps en amont de chaque projet pour bien définir le besoin", conseille Olivier Cordonnier, directeur de la communication interne et e-business chez Nestlé Waters. "On peut alors réaliser l'inventaire des ressources nécessaires, estimer une charge, en déduire une enveloppe budgétaire et un planning". Autant de précieux repères qui serviront à sélectionner le bon prestataire puis à le piloter efficacement.

2. Evaluer l'impact des choix techniques

Pour choisir une plate-forme de développement ou un progiciel, l'idéal est de se faire accompagner par un spécialiste indépendant. Cela évite de se retrouver avec une solution surdimensionnée ou vite obsolète mais génératrice de marge pour le prestataire. C'est aussi l'occasion d'identifier objectivement les coûts cachés, pesant souvent plus sur le budget que l'investissement initial.

3. Intégrer les compétences en interne

"Intégrer une compétence technique et méthodologique me permet de réduire la charge en challengeant le prestataire et en supprimant des postes coûteux comme les directeurs de mission. In fine, c'est une garantie de pérennité puisque le savoir-faire est acquis puis maîtrisé en interne", illustre Olivier Cordonnier.

4. Considérer les offres bon marché

Il ne faut pas systématiquement mettre de côté les offres les moins chères, même quand elles paraissent aberrantes comme l'illustre Olivier Cordonnier : "j'ai réduit de 50 % le coût d'un important projet en choisissant le moins disant au terme d'une étude approfondie de ses références. Et le temps m'a donné raison : implication, respect du timing et qualité sont au rendez-vous".

5. Redéfinir l'organisation du prestataire

"Mesurer l'implication et l'apport réel du directeur artistique par rapport au directeur de création est très difficile mais dans le budget la différence est énorme ! Je n'hésite plus à redéfinir l'organisation du prestataire pour qu'elle soit en phase avec la réalité", constate Olivier Cordonnier. Résultat : des économies importantes et des projets plus efficaces car gérés par des équipes plus impliquées.

6. Utiliser des contrats cadres

L'utilisation de grilles de tarifs lors de l'appel d'offres permet de réduire de plus de 10 % le budget du projet, la plupart des prestataires préférant faire un effort important pour obtenir, en échange, un volume de travail plus important. "Elles vous permettront non seulement de comparer facilement les coûts de chaque profil avec ceux du marché mais aussi de négocier efficacement un contrat cadre annuel", conseille Olivier Cordonnier.

7. S'appuyer sur une méthodologie formalisée

"En suivant toujours la même méthode je sais en permanence où en est chaque projet et ce qui reste à faire. Cela me permet d'anticiper les problèmes et de les régler avant qu'ils ne coûtent trop cher", estime Olivier Cordonnier.

8. Ne pas surévaluer certains postes

"Les entreprises ont tendance à surpayer les prestations graphiques alors même qu'elles négligent la conception éditoriale et la maintenance applicative", synthétise Olivier Bronner (photo), directeur de la société de services Caxton. La conception éditoriale peut être avantageusement réalisée en interne, quitte à investir dans un soutien méthodologique et "la tierce maintenance doit être négociée lors de la création du site, le prestataire offrant alors de faibles coûts journaliers dans l'optique de remporter la création du site", recommande-t-il.

9. Capitaliser sur un chef de projet

"En capitalisant sur un chef de projet, l'entreprise peut réduire considérablement la charge liée à la prise de connaissance de chaque nouveau dossier, sans parler des jours de travail économisés grâce à une communication efficace avec son client", détaille Olivier Bronner. Il est donc essentiel de lier le choix du prestataire à la disponibilité du chef de projet présenté lors de l'appel d'offres.

10. Rester objectif

La plupart des besoins peuvent être satisfaits avec une architecture LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) et un hébergement bon marché. Car, "si les applications Web ont tendance à devenir de plus en plus critiques pour l'entreprise, les hébergeurs "discount" se sont dans le même temps hissés aux rangs des meilleurs hébergeurs en matière de qualité de service", explique Olivier Bronner.

[Article paru sur Indexel.net]

Stéphane Bordage