Comment optimiser son budget Web en 10 points ?

L'arrivée à maturité des technologies, la sensibilisation des directions générales et la réduction des investissements rendent l’optimisation du budget web incontournable. De l’hébergement à la conception et au développement en passant par la gestion du contenu ou l’animation, les sources d’économie ne manquent pas !

1. Adapter la plateforme d’hébergement au besoin réel

Selon Mercury Interactive, « les entreprises surestiment dans 70% des cas l'infrastructure matérielle qui soutient leurs sites critiques ». Les coûts qui en découlent peuvent être très importants. D’autant plus que de nombreux contrats d’hébergement, signés au plus fort de la bulle Internet, ont encore court. Heureusement, les responsables de site peuvent aujourd’hui estimer avec précision leurs besoins réels en bande passante et dimensionner leur plateforme technique grâce à l’analyse des logs et aux tests de montée en charge. Parmi les nombreuses solutions de test de charge citons PointForward de Compuware et LoadPro de Keynote et Antes de Red-gate qui ne coûte que $295. A la clé, une renégociation des coûts d’hébergement. Quand c’est impossible et que le contrat arrive à échéance, de nombreux sites comme www.abchebergement.com permettent aux non initiés de comparer les offres –par OS, localisation, etc- et d’opter pour un nouveau prestataire. Une démarche complémentaire consiste à faire l’inventaire des autres sites de l’entreprise (institutionnel, presse, marques, etc.) et se demander s’ils ne peuvent pas être supportés par un hébergement mutualisé. En adaptant le type d’hébergement aux besoins réels, l’entreprise peut, une fois de plus, réaliser d’importantes économies.

2. Professionnaliser l’usage du web et des emails

A l’interne, la consommation de bande passante peut être limitée en luttant contre le SPAM, le surf et les emails non professionnels. En effet, selon Websense, « 1 utilisateur sur 5 utilise un client de messagerie instantanée et 44% des employés ont recours à des applications de streaming audio ou vidéo pendant la journée de travail ». Au total, en France, ce sont 3h30 par semaine qui sont utilisées à des fins personnelles… Pour y remédier, des logiciels comme Dansguardian permettent de restreindre l’accès aux sites professionnels et bloquer les téléchargements inopportuns (MP3, avi, etc.).

3. Adopter un système de cache

Enfin, en adoptant un système de cache (proxy) logiciel, l’économie de bande passante peut atteindre jusqu’à 20% de la consommation mensuelle. Squid sous linux ou Allegro Surf avec Windows font partie des solutions les plus utilisées. Le premier est gratuit et le second ne coûte que 899$ pour un nombre illimité d’utilisateurs.

4. Mutualiser les besoins et les développements

Le matraquage médiatique autour des services Web, des standards d’interopérabilité et de l’urbanisation des systèmes d’information est en train de créer un effet très positif sur les publics « fonctionnels » des entreprises : les concepts de factorisation et de mutualisation sont en train d’entrer dans leur quotidien et font progressivement partie des nouvelles contraintes qu’ils intègrent. C’est là une opportunité à ne pas manquer pour réduire les coûts de création et de possession des sites Internet et des intranets.

Concrètement, il s’agit de coordonner les projets au niveau fonctionnel dans le but de ne développer qu’une seule fois une fonctionnalité. Cette démarche est un préalable incontournable au développement d’un framework métier et de services Web partagés par tous les sites (Internet, intranet, Portail, etc.) de l’entreprise. Menée avec pragmatisme, elle aboutit à des économies bien réelles. Ainsi, Pascal Jarry, responsable architecture technique de BNP Paribas Securities Services estimait récemment dans nos colonnes que « la réutilisation des composants techniques (…) a permis d’économiser 5000 j/h sur 2 ans » dans le cadre des projets techniques qu’il gère.

Les économies potentielles sont proportionnelles au nombre de nouveaux sites (y compris les refontes techniques) qui utilisent la fonctionnalité. Pour qu’un tel projet soit viable, il faut donc que l’entreprise réalise un volume minimum de projets. Selon notre estimation, pour des sites de type institutionnels (marque, presse, institutionnel, etc.), l’investissement est rentabilisé dès le troisième projet même en tenant compte des surcoûts de développement initiaux (50%) et la charge nécessaire à « l’appropriation » (20 à 30 %). Les économies sont encore plus fortes sur le poste « maintenance » puisqu’un seul développement doit être maintenu. Le budget est donc divisé par le nombre de sites utilisant la fonctionnalité.

Un autre intérêt de cette démarche est la répartition des coûts sur plusieurs budgets : il est possible d’investir dans une fonctionnalité plus évoluée du fait de l’effort collectif. Chaque responsable de projet en sort gagnant.

5. Rationaliser les interfaces utilisateurs

Dans le même ordre d’idées, la rationalisation des interfaces apporte un plus grand confort de navigation aux utilisateurs tout en réduisant drastiquement les coûts de création. Les entreprises ont donc intérêt à l’opérer dès que possible.

L’enjeu de cette démarche est de déterminer quels éléments de l’interface peuvent être personnalisés par les responsables de projets (visuel du bandeau identitaire, code couleur, etc.). Plus les libertés seront grandes et plus l’utilisation de l’infrastructure sera motivante. Plus les libertés seront restreintes et plus les économies potentielles seront importantes mais l’adhésion des utilisateurs difficile.

Concrètement, il s’agit de créer une charte ergonomique et graphique qui sera utilisée par tous les sites de l’entreprise. Sans exception. Ainsi, les agences ne seront plus obligées de (re)définir l’ergonomie et (ré)interpréter la charte graphique à chaque nouveau projet. Selon notre estimation, les économies potentielles apparaissent dès le troisième site dans le cas de projets de type institutionnels (site presse, site institutionnel, sites de marques, etc.).

A ce niveau, une combinaison de Cascading Style Sheet et de Server Side Include est une autre technique qui permet de réaliser d’importantes économies, notamment lors de la maintenance évolutive des sites institutionnels (mise à la charte annuelle, fusions, etc.). Cela paraît évident à beaucoup, pourtant de nombreux professionnels continuent à ne pas utiliser ces techniques pour augmenter artificiellement les budgets de webmastering. Le coût de mise en œuvre lors de la création d’un nouveau site est nul puisqu’il suffit d’ajouter une exigence dans le cahier des charges. Il peut être beaucoup plus important pour un site existant. Le volume de pages statiques et/ou de gabarits pouvant se révéler dissuasifs.

6. Le contenu

Presque toutes les entreprises ont aujourd’hui mis en place des outils de publication ou de gestion de contenu dans le but d’améliorer les processus de production et de mise à jour de leurs sites Internet et Intranets. Mais, selon une étude du Meta group, « 28% d’entre elles estiment que l´inefficacité de leur gestion de contenu est liée à la multiplication des outils et à leur incapacité à dialoguer entre eux ». Et ce n’est pas tout : les solutions adoptées sont souvent complexes et coûteuses. Sans compter les nombreux développements spécifiques.

Une grande source d’économie réside donc désormais dans l’homogénéisation des outils déjà en place. Pour ce faire, deux approches sont possibles. Quand l’entreprise en est à ses débuts, elle doit s’efforcer d’adopter un seul outil en s’assurant qu’il sait partager efficacement le contenu. C’est l’occasion de tester et, pourquoi pas, d’opter pour une solution open source telle que COFAX, Spip ou Mambo Open Source, toutes gratuites et adaptées à des tailles de projets différentes. Quand un grand nombre de technologies sont déjà en place (cas classique des intranets), le plus simple est souvent de créer une nouvelle couche middleware qui a pour rôle de faciliter la consolidation des contenus. « L´amélioration du temps d´accès aux informations non structurées (Word, Excel, PDF, etc.) étant une nécessité pour 38% des entreprises » interrogées par le Meta Group.

7. Rationaliser la production

Au delà du choix d’outils plus ou moins opportun, la mise en place de ce type de solution est l’occasion de rationaliser la production du contenu en s’appuyant sur le même progiciel pour tous les supports, online ou non. On évite ainsi les ressaisies d’articles ou de traduction, sources fréquentes d’erreurs et perte de temps avérées. Certains outils de gestion de contenu permettent en outre de piloter efficacement l’activité éditoriale en procurant aux décideurs des indicateurs quantitatifs (nombre d’article, temps d’édition…) qui facilitent leurs prises de décisions. Enfin, en supprimant l’étape de publication, l’outil de gestion de contenu apporte une économie immédiate correspondant au poste de webmaster technique soit de 30 à 40 KE par an au minimum.

Grâce à l’outil de gestion de contenu, même les entreprises qui disposent d’une équipe de communication restreinte peuvent facilement s’appuyer sur des pigistes et des traducteurs indépendants, désormais rodés à ces nouvelles pratiques. Ce qui est d’autant plus facile que des sites comme www.journalistes.enligne-fr.com commencent à se multiplier. En court-circuitant le rôle des agences éditoriales, les économies sont une fois de plus au rendez-vous, avec des coûts moyens au feuillet de l’ordre de 100 euros au lieu de 200 euros et plus.

8. Jouer des synergies

Enfin, investir dans la mise à plat des formats éditoriaux –pour quelques milliers à plusieurs dizaines de milliers d’euros- est, au final, une bonne source d’économie dans la mesure où l’opération permet de réduire le nombre d’articles inutiles ou redondants d’au moins 50% : l’article long rédigé pour le magazine interne papier est facilement résumé lors de sa rédaction en un article court de 2 feuillets pour l’intranet et une brève destinés au portail d’entreprise. Le temps passé à produire les déclinaisons est toujours plus court que le temps passé par trois rédacteurs différents à rédiger chacun un article sur le même sujet… sans parler de la cohérence du discours.

Le même type de synergies peut être obtenu avec la rubrique « presse » d’un site institutionnel. En saisissant les communiqués de presse directement dans le back-office de gestion de contenu, le service de presse met à jour le site Internet et génère des communiqués dans plusieurs formats (PDF, Word, etc.) d’où un gain de temps appréciable… à consacrer aux journalistes. Autre avantage : les communiqués peuvent être validés de partout dans le monde.

9. Intégrer les compétences « basiques »

De nombreuses entreprises s’appuient encore sur les agences ayant créé leur site pour réaliser les tâches de webmastering. Hors, recruter un webmaster, y compris un profil éditorial, est dans bien des cas beaucoup plus rentable. Notre estimation montre clairement, que dès 5 jours de charge mensuelle, le coût d’un intervenant externe devient difficilement justifiable, sauf pour les tâches à forte valeur ajoutée.

L’intérêt de cette démarche s’amenuise plus le profil demandé est pointu, donc coûte cher et est peu sollicité. Ainsi, il faut plus d’une dizaine de jours de charge mensuelle pour que l’intégration d’un webmaster éditorial soit valable. Les multinationales seront par conséquent plus intéressées par cette démarche car elles peuvent cumuler les charges de travail liées au différentes versions d’un même site. A condition de trouver la perle rare qui allie multilinguisme et compétences éditoriales, voir techniques !

10. Investir sur les bons sujets

En vitesse de croisière, le contenu est ce qui coûte le plus cher à un site. S’assurer que chaque euro dépensé en rédaction et en traduction est efficace est donc une démarche essentielle pour optimiser son budget.

L’analyse statistique des visites répond à cet objectif. Elle révèle non seulement quels articles intéressent le plus le public du site mais permet en outre d’identifier des thèmes génériques et d’analyser l’image de son site. Le ratio (nombre de pages vues par article/nombre de visiteurs uniques) mesure la popularité des articles et abouti au classement des articles les plus en phase avec les attentes des visiteurs. L’analyse des mots clés saisis ayant permis aux internautes d’accéder au site de l’entreprise révèle leurs sujets de préoccupation. Elle reflète aussi la vision que ce public a de l’entreprise. Enfin, l’analyse des IP et des referer, associée aux autres données statistiques (jours et heures de visite, etc.) permet de se faire une idée précise de qui sont les internautes et quelles sont leurs habitudes de lecture.

Autant d’informations précieuses pour piloter sa ligne éditoriale en investissant au bon endroit et arrêter de mettre à jour des rubriques ou des articles que personne ne lit !

Article paru sur www.zdnet.fr, Stéphane Bordage