Projet Web : faire respecter les délais

Le retard d'un projet Web peut avoir un fort impact : lancement de produit retardé, mauvaise communication financière, etc. Le chef de projet doit donc définir avec son prestataire un cadre de travail qui garantira la tenue des délais.

1. Intégrer la gestion des risques à la méthode

"La connaissance de l'environnement du projet et la mise en oeuvre d'une gestion des risques permettent une meilleure maîtrise des délais", synthétise Christian Anèse, expert en management de projets. Concrètement, le chef de projet a intérêt à réaliser un tableau de bord de suivi des risques et une liste d'actions correctives. "Ainsi, il pourra anticiper les dérapages de planning et les corriger suffisamment tôt pour éviter le pire", explique Christian Anèse. De son côté, le prestataire peut proposer une série d'actions complémentaires. "Pour nous, l'idéal est de développer une fonctionnalité et de la mettre en production dès le début du projet. Cela nous permet de mesurer avec le client l'adéquation entre le niveau de formalisme souhaité (documentation du code, manuel utilisateur, etc.) et ce qui est faisable dans la charge impartie. C'est aussi l'occasion d'identifier en conditions réelles les risques liés à la mise en production", illustre Frédéric Bon, fondateur de Clever-Age.

2. Mettre en place une politique contractuelle de dissuasion

Pour Franklin Brousse (photo), avocat spécialisé en nouvelles technologies, "un rétroplanning précisant les délais impératifs est à joindre au contrat. Ces délais font l'objet d'un engagement de résultat de la part du prestataire et déclenchent des pénalités en cas de retard. Si le fournisseur refuse, on peut essayer d'imposer des jalons contractuels intermédiaires - basés sur les livrables par exemple - ou assortir les délais impératifs d'exceptions". La pénalité la plus courante correspond au versement de x euros par jour de retard dans la limite d'un plafond égal à 5 ou 10% du contrat. Une clause de bonus malus peut aussi être utilisée : en cas de réussite, le prestataire est rémunéré forfaitairement à hauteur de 5 à 10% du contrat ; en cas de retard il est sanctionné dans les mêmes proportions. Au quotidien, "chaque retard doit être notifié par lettre recommandée avec accusé de réception ou mentionné dans le compte rendu validé par le comité de suivi de projet. Si le périmètre fonctionnel a évolué ou si le retard n'est pas du fait du prestataire, l'idéal est de renégocier les délais et créer un avenant au contrat", ajoute Franklin Brousse.

3. Planifier sur deux échelles

Pour Christian Anèse (photo), le principal outil du chef de projet est un planning décliné sur deux vues : "la vue macroscopique fait apparaître les grandes phases, précise les points de contrôle contractuels et les livrables attendus". La vue microscopique détaille la vue précédente en découpant chaque phase en étapes elles-mêmes segmentées en tâches élémentaires. "Je conseille de bien y faire apparaître le "Qui Fait Quoi" relatif à la charge de travail incombant au maître d'ouvrage (MOA) et au maître d'oeuvre (MOE). Les phases ou étapes de tests, de validation et de réception, ainsi que les réunions de suivi nécessitant l'implication du MOA et du MOE doivent également apparaître dans le planning", ajoute-t-il. Les plannings prévisionnels initiaux seront réactualisés au cours du projet et validés par tous les acteurs.

4. Valider le réalisme des plannings

Pour Frédéric Bon (photo), "un prestataire ne peut pas répondre sérieusement à un appel d'offres sans spécifications fonctionnelles assorties de contraintes techniques précises. Quand l'entreprise n'en dispose pas, elle doit prévoir lors de la réunion de lancement un ajustement conséquent du planning théorique". Lors de l'appel d'offres, le but n'est donc pas d'obtenir le planning définitif mais plutôt d'en évaluer le réalisme en fonction de la liste des tâches, y compris la documentation et la formation. Quand cela se justifie, le prestataire doit en plus expliquer comment il gère les risques simples, tels que le manque de disponibilité lié aux vacances d'été ou la formation de ses équipes sur des technologies peu répandues. "Pour valider le planning, le chef de projet pourra utiliser plusieurs méthodes d'évaluation reconnues - algorithmique, analogique ou empirique - et le soumettre à l'avis des experts qui réaliseront les tâches. Il devra ensuite le réévaluer tout au long du projet", précise Christian Anèse.

Cet article est d'abord paru sur www.indexel.net, Stéphane Bordage