Site web : comment construire un projet crédible et motivant ?

Aujourd'hui, chaque nouveau projet de site est considéré, à juste titre, comme un investissement qui doit apporter de la valeur à l'entreprise. Pour avoir une chance de voir le jour, il doit donc être crédible et motivant. Revue de détails des 6 actions à mener avant de lancer le projet.

1. Fixer des objectifs quantifiés

Evident ! Et pourtant. Combien le font-il vraiment ? Quels sont les bénéfices concrets de leur site institutionnel ou de leurs sites produits ? Cette démarche est plus difficile qu'il n'y paraît. Car, pour la mener à bien, l'entreprise doit disposer d'autres chiffres (CA, n° appels clients, n° rapports annuels envoyés, etc.). Ces derniers n'existent pas toujours ou ne sont pas immédiatement disponibles. Il est donc parfois nécessaire de lancer un premier projet pour les obtenir auprès du contrôle de gestion (ou la comptabilité) et des responsables d'activité (direction commerciale, communication, patrons des centres de profits, etc.).

L'effort initial est important et dépasse souvent le cadre du Web. Reste que la démarche est fondamentale car elle rationalise la raison d'être du projet en quantifiant les bénéfices escomptés. Sans elle, impossible d'être crédible.

Les indicateurs varient en fonction de chaque type de site. Le tableau ci-dessous synthétise les cas les plus courants :

Une fois définis, les indicateurs du site doivent être rassemblés dans un tableaux de bord très simple. L'entreprise disposera ainsi d'une vue synthétique qui pourra être communiquée à la direction générale ou utilisée comme outil de management.

2. Définir les grandes masses budgétaires

A ce stade, il n'est pas possible de procéder à une revue de détails. Le recours à des études du type Forrester ou Gartner, peut, en revanche, donner un premier ordre de grandeur budgétaire. Parfois, une revue de web peut également laisser transparaître quelques chiffres intéressants (voir par exemple www.btobonline.com/WebPriceIndex ou Intranet Insider). Une autre méthode consiste à s'attacher les services d'un prestataire spécialisé (cabinet de conseil, assistant à maîtrise d'ouvrage, consultant indépendant, etc.) et lui demander d'évoquer les budgets d'autres projets, ne serait-ce qu'indirectement.

Disposer d'une idée du coût global du projet est très important car il détermine le mode d'appel d'offres, la méthodologie ainsi que le nombre et la nature des acteurs internes à convaincre.

L'évaluation du coût global du projet permet, en plus, d'éviter les mauvaises surprises dues à l'oubli de certains postes tels que les licences, les coûts de migration de l'hébergement, la création des contenus, la traduction, la reprise de l'existant, etc. Cela arrive encore fréquemment !

Pour que l'enveloppe budgétaire soit crédible, il faudra construire les grandes masses budgétaires avec un minimum de précision. Les budgets obtenus (création et animation) serviront de base pour le business plan. Le tableau ci-dessous synthétise les principaux postes :

En ce qui concerne l'équipe, entre un Webmaster et quinze personnes, il y a une marge qu'il n'est pas toujours si simple d'affiner. Cependant, des contraintes internes limitent souvent les possibilités et le choix de telle ou telle solution technique influence fortement le nombre et le profil des contributeurs... On réussit souvent, grâce à ce type de repères, à réduire la fourchette. Ce qui est indispensable, les salaires de l'équipe pouvant représenter une part très importante du budget total (coûts de possession notamment).

Ainsi, le chef de projet ne sera pas pris au dépourvu lorsque la question fatidique -Mais au fait, combien va nous coûter cette petite affaire ?- lui sera posée. Plus les éléments de réponse seront précis et plus la direction sera rassurée donc motivée par le projet !

3. Inscrire le projet dans une démarche de capitalisation

Capitaliser l'expérience permet de réaliser des économies d'échelle conséquentes et de renforcer la cohérence entre les différents projets de l'entreprise. C'est un sujet à la mode qui ne laissera pas la direction insensible.

Il existe de nombreuses raisons de s'appuyer sur l'expérience des collaborateurs de l'entreprise et plus encore lorsqu'il s'agit d'un projet Web, car, à ce jour, peu de savoir-faire est formalisé. Chaque expérience est donc précieuse : elles permettent d'éviter les erreurs les plus évidentes autant que les pièges insoupçonnés. Au final, l'entreprise qui fait le pari de s'appuyer sur l'expérience interne dispose de plus de temps et optimise son budget.

La clé est de se mettre en position d'apprentissage, c'est-à-dire de rester ouvert aux suggestions et de considérer qu'en matière de projets Web, personne n'a la meilleure réponse. Chaque projet est une nouvelle aventure où le travail collectif enrichit autant l'entreprise que le prestataire. En adoptant cette attitude, l'entreprise construit une approche gagnant-gagnant avec ses prestataires, ce qui aura pour effet de les motiver. Elle obtiendra ainsi certainement plus qu'en négociant chaque ligne budgétaire ! Elle pourra, en outre, demander de nombreuses explications et des éclaircissements qui constitueront, au final, un véritable transfert de savoir-faire.

4. Valoriser les synergies avec les autres directions/projets

Un projet Web est rarement isolé. Il interagit avec des projets pilotés par les autres directions de l'entreprise. Tous ont beaucoup à gagner dans la mise en place de réelles synergies.

Des synergies avec la communication. Dans le cadre d'un projet de portail, d'intranet ou de site institutionnel, la coordination et la répartition des efforts de production de contenu avec les équipes en charge du consumer magazine et de la presse interne peut aboutir à un contenu de meilleure qualité et d'une quantité plus importante. Elle peut aussi limiter les ressaisies et diminuer les budgets iconographiques, faisant ainsi gagner du temps et économiser de l'argent. De plus, l'efficacité du dispositif global de communication à destination des clients internes peut être améliorée en utilisant à bon escient les caractéristiques de chaque support : un site institutionnel peut avantageusement participer à la diffusion des communiqués de presse et relayer des messages stratégiques auprès des journalistes. Sans compter son rôle primordial en cas de crise.Dans tous les cas, la direction de la communication sera impliquée dans le projet ne serait-ce que pour valider l'interface. Il est donc intéressant d'essayer d'identifier les opportunités croisées avant que ne commence le projet de manière à pouvoir proposer de réelles synergies dès les premières réunions.

Des synergies avec les commerciaux. Les projets menés par les équipes commerciales, notamment ceux liés à la GRC peuvent procurer des atouts importants aux sites catalogues et aux sites marchands qui, à leur tour, peuvent les alimenter en données permettant de créer des profils, et ainsi de suite. De plus, un site de marques peut être en partie conçu en fonction des données du programme de GRC et tenir compte de ce dernier de manière à lui fournir des adresses de prospects. Une fois de plus, chaque projet est enrichi par l'autre. Leur valeur globale est supérieure sans avoir nécessité une dépense d'énergie réellement plus importante.

Des synergies avec les moyens généraux. Dans le cadre d'un portail d'entreprise, certaines saisies incombant aux moyens généraux (notes de frais, fournitures, etc.) peuvent être déportées vers les utilisateurs finals. Le portail y gagne des services à valeur ajoutée pour les utilisateurs. Les moyens généraux peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

5. Louer les services d'un "Champion"

La réussite d'un projet Web repose sur son appropriation par les différents acteurs qui participent à sa création puis à son animation. Si la direction n'est pas convaincue de son intérêt, les moyens alloués seront insuffisants. De même, si les utilisateurs participant à l'expression des besoins ne voient pas leur intérêt dans le projet, ils risquent de le dénigrer.

Pour convaincre la direction, l'idéal est d'en convaincre l'un des membres. Puis de lui demander de défendre votre cause lors du prochain comité de direction. Idéalement, ce " champion " est déjà sensibilisé à la problématique. En lui apportant des éléments concrets (objectifs chiffrés, budget, chiffres clés, position des concurrents, organisation possible, etc.) le futur chef de projet le convainc de sa motivation et surtout, le rassure : il est l'homme de la situation sur lequel on peut s'appuyer. Cette étape prend souvent du temps (plusieurs mois), de la première discussion informelle à la préparation de la présentation officielle.

La présentation à la direction est souvent périlleuse car les niveaux de sensibilisation aux nouvelles technologies sont disparates. Tout le monde à un avis sur la question, mais rares sont ceux qui maîtrisent le sujet et en comprennent les enjeux ! De plus, l'image des projets Web s'est fortement dégradée avec les faillites en séries et les arnaques des prestataires. Il n'est donc pas inutile d'identifier les principaux freins à lever et les idées reçues à démystifier.

Quand c'est possible, la stratégie et le business plan doivent être préparés en amont de la présentation. Ainsi, lors de la réunion, le " champion " disposera d'une solide base de discussion.

6. Faire rêver !

Un projet est une aventure humaine. Sa réussite dépend avant tout de la qualité des relations entre collaborateurs de l'équipe dédiée et avec les prestataires. Le management est donc un facteur clé de succès. Le chef de projet doit être capable de partager sa vision et de susciter l'adhésion par son enthousiasme.

Enfin, en donnant un nom de code au projet, on le transforme en une expérience à laquelle quelques rares initiés ont le privilège de participer. La notion de secret n'a ici d'autre intérêt que la proximité et la connivence qu'elle créé entre les membres. Cela vous paraître dérisoire ? Ecouter attentivement vos collègues parler de leurs projets. Vous verrez…

Article paru sur www.zdnet.fr, Stéphane Bordage