Bien planifier puis suivre un projet web

le 9 Mars 2010, par Stéphane

2 La Planification from Stéphane Bordage

Quelques réflexions complémentaires aux slides pour bien planifier puis suivre un projet web.

Ne pas confondre charge et planning

Une journée homme de travail représente le temps disponible pour travailler pour un client. Soit 7 heures utiles par jour dans le meilleur des cas. La plupart des chefs de projet gère entre 2 et 5 projets en parallèle. Par conséquent, on ne peut pas faire correspondre une journée de charge et une journée de planning. Sinon, le chef de projet ne gère qu'un seul projet. Il faut donc souvent « étaler » une journée de charge sur 3 jours de planning.

Pour planifier, rien ne remplace l'expérience

Un chef de projet ne peut planifier un projet que s'il maîtrise le métier de chaque membre de son équipe. Autrement dit, impossible de planifier une mission quand on n'a jamais développé ou intégré soit même. Ou alors c'est au petit bonheur la chance... même en s'appuyant sur un PERT ! En effet, pour planifier avec efficacité, le chef de projet s'appuie sur son expérience. Il anticipe les points de blocage afin de sous ou surpondérer la charge de travail de chaque tâche.

Valider le chiffrage avec son équipe

La seule solution, pour obtenir un chiffrage fiable, est de créer l'ossature du chiffrage (c'est le rôle du chef de projet) puis de remplir les cases avec chaque expert. Avec une limite importante : le chef de projet est tributaire du reste de son équipe. Cette dernière peut, par exemple, décider que pour travailler "confortablement", elle doit ajouter 20% de charge en plus lors du chiffrage initial. Dans ce cas, le chef de projet ne pourra pas défendre son chiffrage face aux concurrents. D'où l'importance, quand on est chef de projet web, d'avoir au moins de bonnes notions de développement, d'intégration et de design. Dans tous les cas, il est important de faire valider le chiffrage par son équipe. Ainsi, elle ne pourra pas vous reprocher d'avoir sous-estimé la charge.

Toujours revenir au contrat et au cahier des charges

Il est vital de toujours revenir au contrat et au cahier des charges, tout au long du projet, pour ne pas oublier quelles sont les vraies contraintes. Le contrat est le document le plus important du point de vue juridique mais c'est aussi le plus imprécis. Il ne comprend au mieux que le périmètre fonctionnel, des principes de validation et un échéancier de facturation articulé autour des principaux jalons du projet... Au plan juridique, le cahier des charges est le document le plus important après le contrat et avant la proposition commerciale. Il faut donc faire très attention à ne pas piloter son projet web uniquement avec la proposition commerciale. Le risque est, en effet, d'oublier des points fondamentaux. Dans ce cas, au moment de la recette, le client risque de s'apercevoir qu'il manque 25% des fonctionnalités. Le chef de projet sera alors dans une position délicate.

Fiche de suivi, ordre du jour, compte rendu

Ce triptyque suffit pour gérer tous les projets. La fiche de suivi est, en quelque sorte, la feuille de route du projet. Elle est partagée à la fois par le client et les équipes internes. Elle rassemble la liste des tâches à accomplir, le planning et un indicateur sur l'ambiance générale. L'ordre du jour est un bon outil pour améliorer l'efficacité du projet. Il oblige le chef de projet à préparer la réunion et anticiper les besoins de son client (lire les spécifications avant d'en discuter, valider en interne la piste avant de faire un retour...). Le compte rendu de réunion est l'arme stratégique du chef de projet. En relatant les décisions sous un angle qui l'avantage, le chef de projet peut désamorcer les futurs conflits ou minorer l'impact de certaines décisions... Il n'y a donc rien de déshonorant à rédiger fiche de suivi, ordre du jour et compte-rendu de réunion. Au contraire, sur les gros projets et lors de vraies difficultés, c'est là qu'on voit la différence entre les chefs de projet "gentils organisateurs" et les vrais "gestionnaires avisés". Enfin, n'oublions pas que la facturation est presque toujours liée à la signature d'un PV de validation ou de recette. Cet outil n'est donc pas anodin.